“透過簡報方式來分享對於技術的心得,已經是相當普遍的交流方式,之前該如何準備相關的內容?之後又該如何分享?”
自從我,改作新的東西(BLE,bluetooth)。每有一些心得,就會寫下其內容。
這是在研究所(e04)所形成的情況,但其實在業界也有公司需要不定時的Demonstrate。
而如何去備內容可是要長期的練習及搜集資料。
與撰寫技術文件類似的是,準備簡報對上臺講者來說,也是個對講題進行學習、驗證、整理思路的好方式,但與撰寫技術文件不同的是,簡報時間有限,講者製作簡報內容時往往得割捨許多有價值的內容。
若開發者行有餘力,不妨在簡報過後進行內容整理與分享,不僅可對議題更加瞭解,也可增加簡報傳播力與豐富度。
首部曲:簡報製作前選題與資料整理
技術簡報面臨的第一件事就是選題。
挑選一個題目的動機多元化,有可能是非自發或自發性的動機,非自發性動機無非就是長官或客戶要求對某技術進行研究與分享,自發性動機可能是最近在摸索的技術、某個感興趣但還沒接觸過的議題、長久累積下來的經驗整理與分享等。
選題時也包括了自身能力的考量、聽眾程度的設定、時間限定等考量,對講者而言,選題絕對是件難事,因為,這將影響了後續資料收集與簡報製作的難易度。
選定題目之後,接下來就是對題目範圍內的相關資料進行收集。
對於最近在摸索的技術、某個感興趣但還沒接觸過的議題而言,這是個深入瞭解議題的最佳時機,為了要在簡報當天有個精采的呈現,講者得對簡報內容有九成以上的熟悉度,因而這個階段往往也是最耗時的過程,講者得大致概覽過每個找到的資料,過濾掉垃圾、不正確或過時的資訊,對不同觀點或甚至是正反面的意見進行分類等。
收集資料的下一階段是停止收集資料,將已過濾或歸類的資料進行消化,消化不單指詳讀內容,還得從中擷取可用範例、觀點、佳句等。
對某些經驗性或主觀性重的題目來說,還得盡可能從中衍生出講者本身的獨有看法,而不單單只是淪於範例解說員或者是觀點、佳句的翻譯或整理者;以我個人來說,這是個很重要的階段,如果沒在這個階段培養出對講題的「fu」,後續簡報投影片製作到一半時,常會面臨砍掉重練的結果。
消化完資料之後下一步是收斂資料。
講者為了避免內容貧乏,往往開出一個範圍較大的題目,因而收集到的資料即使經過濾、消化,到了進行簡報投影片製作前,由於考慮到時間限制,都得經過再次收斂,如果題目是有關長久累積的經驗整理與分享,由於經驗中有許多枝微末節,在有限時間內往往也無法逐條細談;另一主要原因是,簡報過程必須有個連貫性,必須去除與此連貫性無關的資料。
二部曲:簡報投影片的風格與內容呈現
簡報現場是表演的舞臺,不過演出者至少有兩個,一是活生生的人,二是投影片內容,兩者一搭一唱,才能呈現完整內容。因此製作簡報投影片時,講者得想想在臺上說唱時,投影片如何搭配演出,以決定投影片風格、內容呈現以及數量,簡單來說,這個階段重點在鍛鍊投影片的「演技」。
投影片風格的區分方式有很多,這邊談的風格是指投影片是輔助或對比講者風格。想想投影片也是個演出者的話,若講者本身演講技巧豐富的話,投影片要以豐富動畫輔助演出對手戲?或者走極簡主義對比出講者的演說能力?若講者本身要走搞笑風格,投影片也走搞笑風格以加強講者笑點?或者是走冷酷以形成對比?通常搞笑的講者也會有搞笑的投影片,不過有時風格冷酷的講者搭配搞笑的投影片,有時也會搭配意想不到的效果。
投影片內容也是簡報內容的一部份,要放多少內容在投影片中,就看簡報內容有多少要由投影片來傳遞,以及會後取得投影片的觀眾,可從中揣摩出多少簡報當時的內容。
如果簡報內容幾乎都由講者陳述,而且要聽眾非得親臨現場不可,那麼〈高橋流簡報〉可以是個選擇;如果講者主述細節,投影片就不用重複列出口述內容,只要提綱契領或列出範例以輔助視覺效果;由於投影片空間有限,單一投影片不宜列出過多資訊,畢竟投影片也是演出者之一,單一投影片過多資訊,就有如穿著笨重、不合宜戲服的演員,只會拖累了講者演出。
單一投影片無法承載的資訊,通常可拆為多張投影片來呈現,不過簡報時間有限,投影片張數不宜過多,一張投影片應有的資訊量,可用講述時間來衡量。
以技術簡報的投影片內容來說,通常我會設定單張在一分鐘左右陳述完畢,因此在這個階段,會有更多的資料被割捨,連同先前收斂過程中被割捨的資料,這些可列為投影片中最後附帶的參考資料來源
不少講者會於簡報分享過後公開投影片,一來方便聽眾回顧簡報內容,二來可讓未與會者從投影片中,獲得一些講題相關資訊,現在有不少網站便以投影片分享為主要訴求,像是SlideShare、Speaker Deck等,只要具備瀏覽器就可閱覽投影片內容,大會通常會在議程過後集中發表投影片,這些動作無非是為了延續簡報傳播力,讓更多人能獲得資訊。
不過如先前所言,簡報現場演出者至少有兩個,單單只有投影片,就像是兩人相聲的演出少了一名演員,可呈現資訊已經受限,如果是〈高橋流簡報〉的風格,單從投影片實在是更看不出資訊。
有些聽眾會自行發表會後心得筆記,或者是製作大會懶人包,可用以輔助投影片內容,有一定規模的大會,會對簡報現場進行錄影,並於會後剪輯發表,單就簡報現場來說,這會是更完整呈現的一種方式,然而不管是心得、筆記、懶人包或錄影,基本上只限於現場呈現的資訊,有時講者準備的內容實際上超過演講時間,常因被舉牌通知時間將用盡,講演過程中內容又得再濃縮,令講者常有無法完整呈現內容的遺珠之憾。
正如先前所言,講者在收斂、製作簡報的過程,其實就必須削減不少有用資訊,而那些資訊本來應該會是講題內容的一部份,若講者能自行整理簡報內容,除了可重新、完整、不限時間地筆述完簡報內容之外,也可加入會後聽眾回饋,而原本在製作投影片時被收斂而削減的有用資訊,也可以一併筆述進去,成為更完整的資訊,原本在投影片中被列為資源鏈結的部份,也可以適當納入整理內容,在這個過程,除了講者本身可對議題有更深一層認識外,也可利用到網路的傳播力,讓與會聽眾及更多人從講者的簡報整理中,獲得更完整的資訊。
對聽眾而言,簡報通常就是一個小時左右,能獲得的有用資訊就是那麼一個小時的內容,然而對講者而言,簡報製作是一個過程,能獲得的有用資訊與觀點建立,是來自簡報製作前的資料整理、簡報投影片製作時風格與內容呈現,這個過程單單只是於簡報過後分享投影片,並無法完整傳遞。
畢竟,投影片本身也不僅是簡報時的工具,它是與講者搭配演出的演出者之一,在會後單只是將投影片公開出來,猶如投影片自行演出獨腳戲。
為了完整呈現簡報內容,除了聽眾自發的心得筆記、懶人包,或者是大會的錄影剪輯之外,講者本身若能在簡報分享過後加入第三個階段,將簡報製作過程有用的完整資訊整理出來,就更能呈現出簡報背後原本應有的完整內容,這也會是增加簡報豐富度與傳播力更好的一種方式。